Schluss mit Tabellen und Ordnern: RealGrip hält Gebäude, Einheiten, Mieter, Verträge und Dokumente zusammen und automatisiert die wiederkehrende Arbeit — Rechnungen, Erhöhungen und Erinnerungen.
Erstellen Sie Verträge aus Vorlagen, lassen Sie sie rechtsgültig digital unterschreiben und archivieren Sie alles automatisch. Verlängerungen und Kündigungen werden überwacht.
Monatliche Mietrechnungen gehen automatisch raus, inklusive Nebenkosten. Die jährliche (Index-)Erhöhung wird berechnet und angekündigt, Mahnungen laufen automatisch — mit Zahlungslink.
Alle Dokumente, Zahlungen, Protokolle und Kommunikation pro Mieter an einem Ort. Der Mieter sieht seine Daten im Portal und meldet Reparaturen online — Sie behalten die Kontrolle.
✓Ein Mieter ist in RealGrip eine Partei, und eine Partei ist eine Organisation oder eine Person — beide im selben Register.
✓Bei einer juristischen Person erfassen Sie den Namen der Organisation, dazu den Handelsnamen, die Rechtsform, die KvK-Nummer (die niederländische Handelsregisternummer) und die USt-IdNr. Adresse, Kontaktdaten und Bankverbindung stehen bei derselben Partei.
✓Geschäftsführer und Ansprechpartner verknüpfen Sie als eigene Partei mit der Organisation, jeweils mit einem Beziehungstyp und einer freien Rollenbeschreibung.
✓Je Verknüpfung steht, ob jemand nicht vertretungsberechtigt, einzelvertretungsberechtigt oder gesamtvertretungsberechtigt für die Organisation ist.
✓Zur Gesamtvertretung gehört eine Zeichnungsgruppe mit der Zahl der erforderlichen Unterzeichner darin. Diese Gruppe hängt an der juristischen Person, nicht an einem einzelnen Vertrag.
✓Gewerbliche und private Mieter stehen in getrennten Registern; im Mietvertrag steht, um welches der beiden es geht.
Eine Gesellschaft als Mieter zu erfassen ist mehr als ein Name in einem Feld. RealGrip baut die Akte in Schichten auf: erst die juristische Person, dann die Menschen darum herum, dann der Vertrag, und danach das, was während der Laufzeit dazukommt.
Sie erfassen den Mieter als Organisation. Neben dem Namen der Organisation stehen der Handelsname, die Rechtsform, die KvK-Nummer und die USt-IdNr. Adresse, E-Mail-Adresse, eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen, Telefon, Website und Bankverbindung gehören zur selben Partei. Diese fünf gewerblichen Felder gibt es nur auf der gewerblichen Seite: Das Register für private Mieter kennt keine KvK-Nummer, keine USt-IdNr. und keine Rechtsform.
Menschen erfassen Sie als eigene Partei und verknüpfen sie danach mit der Organisation. Es gibt keine eigene Geschäftsführertabelle: Ein Geschäftsführer ist eine Verknüpfung mit dem passenden Typ. Dieser Typ ist ein freies Feld mit festen Beispielen — Ansprechpartner, Geschäftsführer, Direktor, Eigentümer — und keine erzwungene Auswahlliste; passt keines davon, schreiben Sie die Rolle in das Feld daneben. Eine Verknüpfung je Organisation können Sie als die primäre kennzeichnen.
Die Vertretungsbefugnis steht nicht bei der Person, sondern auf der Verknüpfung zwischen Person und Organisation: nicht vertretungsberechtigt, einzelvertretungsberechtigt oder gesamtvertretungsberechtigt. Derselbe Geschäftsführer kann bei der einen Gesellschaft allein unterschreiben und bei der anderen nur zusammen mit jemand anderem. Steht dort gesamtvertretungsberechtigt, zeigt die Verknüpfung auf eine Zeichnungsgruppe, und in dieser Gruppe steht die Zahl der erforderlichen Unterzeichner — standardmäßig zwei. Diese Gruppe hängt an der juristischen Person und nicht an einem Vertrag, Sie legen die Regelung also einmal fest und nicht bei jedem Vertrag neu.
Über den Parteien sitzt eine Mieterakte mit eigenem Status: Entwurf, eingereicht, verifiziert, aktiv, inaktiv oder archiviert. Für das Einreichen und das Verifizieren gibt es eigene Datumsfelder. Der Mietvertrag und die Rechnungen zeigen auf diese Akte, und die Akte zeigt auf die Hauptpartei. Die Kette ist also: Vertrag, Mieterakte, juristische Person. Im Vertrag selbst steht, ob der Mieter gewerblich oder privat ist; bei privat verweist er auf das private Register statt auf die gewerbliche Akte.
Ein Mietvertrag beginnt mit dem Status Entwurf. In den Berechnungen, die auf Verträgen aufbauen, zählt er erst mit, sobald der Status auf unterschrieben steht. Der Vorschlag zur USt-Aufteilung schaut nur auf unterschriebene Verträge, die Nebenkostenabrechnung auf unterschriebene und beendete, und der Abgleich von Bankumsätzen auch auf Verträge, die als umgezogen oder gewechselt gebucht sind. Ein Vertrag im Entwurf zählt in diesen drei Berechnungen also nicht mit.
Die monatlichen Kosten stehen als einzelne Komponenten: Miete, Nebenkosten, Internet, Sekretariat, Parken und Sonstiges, jeweils mit eigenem Betrag pro Monat und eigenem USt-Satz. Die Kaution ist kein einzelner Betrag, sondern ein Saldo mit Bewegungen darunter — Nachzahlung oder Rückzahlung, per Bank oder bar, mit dem Saldo danach dabei. Eine Indexierung steht als eigene Zeile mit Startdatum, in Prozent oder in Euro, mit dem alten und dem neuen Wert je Komponente; bei jeder Änderung steht dabei, ob sie zurückgenommen wurde. Daneben führt die Akte eine Historie über Kautionsbewegungen, Statusänderungen, Änderungen, Dokumente und Portaleinladungen, mit dem beteiligten Benutzer dabei.
Bei der Wohnungsvermietung ist der Mieter eine Person. Bei Gewerbeflächen selten: Sie vermieten an eine Gesellschaft, und die Menschen, die unterschreiben, sind Geschäftsführer. RealGrip hält diesen Unterschied im System selbst fest: zwei getrennte Register, wobei es Beziehungen, Vertretungsbefugnis und Zeichnungsgruppen nur auf der gewerblichen Seite gibt.
Beide stehen als eigenes Feld bei der juristischen Person, neben dem Namen der Organisation, dem Handelsnamen und der Rechtsform. Es sind freie Felder: RealGrip speichert, was Sie eintragen, in der Form, in der Sie es eintragen. Auch die Rechtsform ist so ein freies Feld und keine Auswahlliste. Die Angaben stehen bei der Organisation, nicht versteckt bei einem Ansprechpartner.
Mit der Organisation verknüpfen Sie die Menschen, die dazugehören: Geschäftsführer, Direktor, Ansprechpartner oder Eigentümer, jeweils mit eigener Rollenbeschreibung und eigenem Platz in der Reihenfolge. Eine Verknüpfung je Organisation kennzeichnen Sie als die primäre. Bei der Person selbst stehen Anrede, Initialen, Nachname, Funktionsbezeichnung und Geburtsdatum.
Beide Enden einer Verknüpfung sind eine Partei, und eine Partei kann eine Organisation sein. Sie können also eine Organisation mit einer anderen Organisation verknüpfen, zum Beispiel mit dem Beziehungstyp Eigentümer. Was Sie damit festhalten, ist diese Verknüpfung selbst: welche Organisation an welcher, in welcher Rolle und mit welcher Befugnis. Weiter als bis zu dieser Verknüpfung geht das Mieterregister nicht.
Ein Dokument in der Mieterakte kann an vier Dingen hängen: an der Akte, an einer bestimmten Partei, an einem Vertrag oder an einem privaten Mieter. So hängt ein KvK-Auszug an der juristischen Person und ein Ausweisdokument an dem Geschäftsführer, zu dem es gehört. Kategorie und Dokumenttyp stehen dabei, ebenso wer die Datei hochgeladen hat. Die Dateien selbst liegen auf dem nicht öffentlichen Speicher.
Die Einladung ins Mieterportal steht je Person, nicht nur je Mieterakte. Je Person gibt es eine eigene Einladungsadresse, einen eigenen Einladungszeitpunkt und einen eigenen Portalstatus: keiner, eingeladen, aktiv oder abgelaufen. Bei einem gewerblichen Mieter kann also der Ansprechpartner Zugang haben und der Geschäftsführer nicht, oder beide.
In einer Tabelle ist der Mieter eine Zeile mit einem Namen. Dann steht die Gesellschaft im selben Feld wie der Geschäftsführer, den Sie anrufen, steckt die KvK-Nummer in einer Bemerkung, und nach zwei Jahren weiß niemand mehr, ob dieser eine Geschäftsführer allein unterschreiben durfte. In RealGrip sind das getrennte Angaben, die zusammenhängen: die Organisation, die Menschen dazu, ihre Rolle, ihre Vertretungsbefugnis, die Zeichnungsregelung und die Dokumente, die dazugehören. Läuft der Vertrag aus oder endet die Zusammenarbeit, setzen Sie die Partei auf archiviert — dieses Häkchen sitzt auf der Partei, auf der Verknüpfung, auf der Akte und auf dem Dokument, die Daten bleiben also stehen.
Ja. Ein Mieter ist in RealGrip eine Partei, und diese Partei ist eine Organisation oder eine Person. Bei einer Organisation erfassen Sie den Namen der Organisation, den Handelsnamen, die Rechtsform, die KvK-Nummer und die USt-IdNr. Adresse, Telefon, Website, Bankverbindung und eine eigene E-Mail-Adresse für Rechnungen stehen bei derselben Partei.
Bei der juristischen Person selbst, als eigenes Feld neben der Rechtsform und der USt-IdNr. Es ist ein freies Feld: RealGrip speichert, was Sie eintragen. Den Auszug selbst bewahren Sie als Dokument auf, verknüpft mit derselben juristischen Person, mit Kategorie und Dokumenttyp dabei.
Ja. Jeder Geschäftsführer ist eine eigene Partei, die Sie mit der Organisation verknüpfen, mit einem Beziehungstyp und einer freien Rollenbeschreibung. Es gibt keine eigene Geschäftsführertabelle: Geschäftsführer und Direktor sind zwei der Typen, die Sie an so eine Verknüpfung hängen können. Eine Verknüpfung können Sie als die primäre kennzeichnen, und die Reihenfolge legen Sie selbst fest.
Über die Vertretungsbefugnis auf der Verknüpfung zwischen Person und Organisation: nicht vertretungsberechtigt, einzelvertretungsberechtigt oder gesamtvertretungsberechtigt. Bei gesamtvertretungsberechtigt zeigt die Verknüpfung auf eine Zeichnungsgruppe, und in dieser Gruppe steht die Zahl der erforderlichen Unterzeichner als eigenes Feld — standardmäßig zwei. Die Gruppe gehört zur juristischen Person, nicht zu einem einzelnen Vertrag.
Es sind zwei verschiedene Register. Ein privater Mieter hat keine KvK-Nummer, keine USt-IdNr. und keine Rechtsform, dafür aber eine Staatsangehörigkeit, eine zweite Telefonnummer und die Angabe, ob die Miete dauerhaft oder befristet ist. Geschäftsführer, Vertretungsbefugnis und Zeichnungsgruppen gibt es nur auf der gewerblichen Seite. Im Mietvertrag steht, um welches der beiden es geht.
Ja. Die Vertretungsbefugnis sitzt auf der Verknüpfung zwischen Person und Organisation, nicht bei der Person selbst, und dieselbe Person kann mit mehr als einer Organisation verknüpft sein. Bei der einen Gesellschaft ist sie dann einzelvertretungsberechtigt und bei der anderen gesamtvertretungsberechtigt — zwei getrennte Verknüpfungen, jede mit eigener Befugnis und eigener Rolle.
Diese Themen schließen an die Mietverwaltung an und sind an anderer Stelle auf der Website ausgearbeitet.
Gewerblich vermieten: Büro, Ladenlokal und Gewerbefläche → Der ROZ-Mustermietvertrag → Digital unterschreiben → Nebenkosten abrechnen → Buchhaltung: von der Mietrechnung zu den Jahreszahlen → Übergabe und Abnahme festhalten →Die Mietverwaltung ist das Herz der RealGrip-Plattform — Protokolle, Buchhaltung und Portal schließen nahtlos an.