Das Inspektionsmodul von RealGrip ist auf Gewerbeflächen ausgelegt. Den Objekttyp eines Protokolls wählen Sie aus einer festen Liste von sechs: Ladenlokal, Büro, Einheit, Lager, Produktion oder Gastronomie. Das Protokoll ist darauf gebaut — Bruttogrundfläche und vermietbare Fläche als zwei getrennte Felder, Etage, der Code des gemeinsamen Eingangs und ein Anlagenabschnitt für Elektro, Wasser, Klima und Brandschutz. Die Bewertung je Raum ist neutral: Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster, Beleuchtung, Steckdosen und Sauberkeit passen auf jeden Raum, Sie können damit also auch eine Wohnung festhalten.
Je Raum bewerten Sie acht feste Punkte — Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster, Beleuchtung, Steckdosen und Sauberkeit — mit einer Note von 1 bis 5, oder Sie lassen sie leer, wenn sie nicht zutrifft. Zu jedem Punkt gehört ein eigenes Notizfeld. Ein Foto hängt immer am Protokoll und kann daneben an einem Raum, an einer Feststellung und an einem Abschnitt hängen. Je Foto steht fest, woher es kommt: Kamera, Galerie oder Upload.
Jede Feststellung ist ein eigener Datensatz mit einer Kategorie, einem Schweregrad von niedrig bis dringend, einer Beschreibung, einem Ort und der Angabe, wer die Instandsetzung trägt: Mieter, Vermieter, normale Abnutzung oder noch zu bestimmen. Kostenschätzungen stehen als einzelne Zeilen mit einem Betrag ohne USt, einer Beschreibung und einem Ort. So eine Zeile können Sie mit einer Feststellung verknüpfen, müssen es aber nicht.
Vermieter und Mieter unterschreiben jeweils auf dem Bildschirm. Beide Unterschriften werden als Bild beim Protokoll gespeichert, mit einem Namen und einem Datum dabei. Verweigert der Mieter die Unterschrift, wird das an zwei Stellen festgehalten: bei den Parteien und bei der Unterzeichnung. Neben Entwurf, unterschrieben und archiviert hat ein Protokoll einen eigenen Status für strittig.
✓Den Objekttyp eines Protokolls wählen Sie aus sechs festen Werten, alle gewerblich: Ladenlokal, Büro, Einheit, Lager, Produktion oder Gastronomie.
✓Sie halten vier Arten von Inspektionen fest: Vorinspektion, Einzugsinspektion, Zwischeninspektion und Endinspektion — letztere ist die Standardauswahl.
✓Je Raum bewerten Sie acht feste Punkte von 1 bis 5, oder Sie lassen einen Punkt leer, wenn er nicht zutrifft.
✓Jede Feststellung bekommt eine Kategorie, einen Schweregrad und einen Verantwortlichen: Mieter, Vermieter, normale Abnutzung oder noch zu bestimmen.
✓Zählerstände, EAN-Codes und Schlüssel stehen im Protokoll, einschließlich der Differenz zwischen ausgegebenen und zurückgegebenen Schlüsseln.
✓Vermieter und Mieter unterschreiben auf dem Bildschirm; verweigert der Mieter die Unterschrift, wird das als Tatsache festgehalten.
✓Feststellungen können Sie einsprechen statt eintippen; die Spracherkennung und die KI füllen Bauteil, Zustand und Beschreibung schon einmal aus.
Eine Inspektion ist ein Protokoll mit festen Abschnitten: das Objekt, die Parteien, die Zählerstände, die Schlüssel, die Räume, die Anlagen, die besonderen Feststellungen und die Unterzeichnung. Unten steht, was in jedem Abschnitt landet.
Sie halten zuerst fest, um welche Art von Inspektion es geht: Vorinspektion, Einzugsinspektion, Zwischeninspektion oder Endinspektion. Dazu gehört die Frage, ob der Mieter auszieht oder gerade einzieht — das ist ein eigenes Feld, keine Ableitung. Die Vertragsnummer steht als Text im Protokoll, mit dem Beginndatum und dem Enddatum der Miete daneben. Das sind eigene Felder im Protokoll und kein Verweis auf den Vertrag: Was im Protokoll steht, ändert sich also nicht mehr mit, wenn der Vertrag später geändert wird.
Der Objektabschnitt enthält Straße, Postleitzahl und Ort, dazu Gebäudename, Einheitsnummer, Etage und den Code des gemeinsamen Eingangs. Die Fläche steht zweimal darin: Bruttogrundfläche und vermietbare Fläche, beide auf eine Dezimalstelle genau. Bei den Parteien stehen Vermieter und Mieter als Unternehmen mit einem Ansprechpartner daneben, mit dem Namen des Inspektors dabei, und ob der Mieter selbst anwesend war, sich vertreten ließ oder abwesend war.
Strom, Gas und Wasser bekommen jeweils einen Stand und jeweils ein eigenes Häkchen für nicht zutreffend. Die EAN-Codes von Strom und Gas gehören dazu, wieder mit einem eigenen Häkchen. Bei den Ständen wird der Zeitpunkt der Ablesung gespeichert. Schlüssel zählen Sie je Zeile: wie viele ausgegeben wurden, wie viele zurück sind und was die Differenz ist. Je Zeile halten Sie den Zustand fest — gut, beschädigt oder nicht zurückgegeben — und ob es um gemeinsamen Zugang geht.
Jeder Raum bekommt acht feste Bewertungspunkte: Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster, Beleuchtung, Steckdosen und Sauberkeit. Sie geben eine Note von 1 bis 5, oder Sie lassen sie leer, wenn sie nicht zutrifft, und zu jedem Punkt gehört ein eigenes Notizfeld. Daneben gibt es ein Feld für zusätzliche Bewertungen, die zum Objekttyp gehören, und ein allgemeines Notizfeld je Raum. Raumname und Raumtyp sind freie Textfelder, und einen Raum können Sie als Gemeinschaftsfläche kennzeichnen. Tippen müssen Sie nicht, wenn Sie nicht wollen: Sprechen Sie Ihre Feststellung ein, und die Aufnahme geht an die Spracherkennung, woraufhin die KI Bauteil, Zustand und Beschreibung daraus holt. Diese drei kommen ausgefüllt auf den Bildschirm zurück, sodass Sie sie noch anpassen können, bevor sie im Protokoll stehen.
Eine Feststellung ist ein eigener Datensatz, der an einem Raum hängen kann. Sie wählen eine Kategorie — Schaden, Fehlend, unerlaubter Umbau, Verschmutzung, technisch oder Sonstiges — einen Schweregrad von niedrig bis dringend, und wer die Instandsetzung trägt: Mieter, Vermieter, normale Abnutzung oder noch zu bestimmen. Kostenschätzungen sind einzelne Zeilen mit einem Betrag ohne USt, einer Beschreibung und einem Ort. Eine Zeile können Sie mit einer Feststellung verknüpfen, müssen es aber nicht.
Das Protokoll bekommt ein Endurteil aus vier Werten: in Ordnung, Mängel, schwere Mängel oder unter Vorbehalt. Dieses Feld darf leer bleiben. Unterschrieben wird mit zwei Unterschriften, die als Bild gespeichert werden, jeweils mit einem Namen und einem Datum dabei. Verweigert der Mieter die Unterschrift, wird das getrennt festgehalten. Ein Protokoll steht danach auf Entwurf, unterschrieben, strittig oder archiviert.
Das Inspektionsmodul besteht aus dreizehn Tabellen, die zusammen ein Protokoll bilden. Was das Protokoll gesondert festhält, weist auf Gewerbeflächen hin: der Objekttyp, zwei Flächenbegriffe nebeneinander, Vermieter und Mieter als Unternehmen, ein Anlagenabschnitt und ein Abschnitt für die Gemeinschaftsflächen.
Der Objekttyp eines Protokolls ist eine feste Auswahlliste mit sechs Werten: Ladenlokal, Büro, Einheit, Lager, Produktion und Gastronomie. Ladenlokal ist der Standard. Wohnung, Appartement, Zimmer und Studio stehen nicht dazwischen. Wer das Modul für Wohnraum nutzt, wählt also den Wert, der am nächsten kommt; der Rest des Protokolls ist nicht an diesen Objekttyp gebunden.
Das Protokoll kennt zwei getrennte Flächenbegriffe: Bruttogrundfläche und vermietbare Fläche, jeweils als eigenes Feld auf eine Dezimalstelle genau. Bei Gewerbeflächen sind das zwei verschiedene Zahlen. Im selben Abschnitt stehen die Etage — ein freies Textfeld, keine Auswahlliste — und der Code des gemeinsamen Eingangs.
Im Parteienabschnitt stehen Vermieter und Mieter beide als Firmenname mit einem Ansprechpartner daneben, nicht als ein Name in einer Zeile. Der Name des Inspektors steht dabei. Für den Mieter gibt es eine Auswahl aus dreien: selbst anwesend, vertreten oder abwesend. Auch ob der Mieter die Unterschrift verweigert hat, steht in diesem Abschnitt.
Der Anlagenabschnitt hält fest, ob der Alarmcode geändert wurde — ja, noch zu erledigen oder nicht zutreffend — und durch wen. Die Anlagen selbst stehen als Häkchenstatus je System im Protokoll, mit einem Notizfeld je Systemgruppe: Elektro, Wasser, Klima, Brandschutz und Sonstiges. Bei den Schlüsseln wird daneben je Zeile markiert, ob es um gemeinsamen Zugang geht.
Neben den Räumen gibt es einen Abschnitt besondere Feststellungen mit fünf Themen, jedes mit einer Häkchenliste und einem Notizfeld: unerlaubte Umbauten, Anstrich, zurückgelassene Gegenstände, die Außenseite und die Gemeinschaftsflächen. Das letzte Thema ist für eine Einheit in einem größeren Gebäude gedacht. Unerlaubter Umbau ist außerdem eine eigene Kategorie bei den Feststellungen, neben Schaden, Fehlend, Verschmutzung und technisch.
Eine Übergabe wird erst kompliziert, wenn die Parteien uneinig sind. In diesem Protokoll ist deshalb fast alles ein eigenes Feld statt Fließtext: Wer die Instandsetzung trägt, steht je Feststellung, der Schweregrad steht je Feststellung, und der Betrag steht je Zeile ohne USt. Das Endurteil ist eine Auswahl aus vier Werten, kein Satz. Verweigert der Mieter die Unterschrift, ist das eine festgehaltene Tatsache und keine fehlende Unterschrift. Und ein Protokoll hat einen eigenen Status für strittig, neben Entwurf, unterschrieben und archiviert.
Ja, mit einer Einschränkung. Der Objekttyp ist eine feste Liste aus sechs gewerblichen Werten — Ladenlokal, Büro, Einheit, Lager, Produktion und Gastronomie — daraus wählen Sie also. Die Bewertung selbst ist neutral: Boden, Wände, Decke, Türen, Fenster, Beleuchtung, Steckdosen und Sauberkeit passen auf ein Schlafzimmer genauso gut wie auf eine Lagerhalle. Raumname und Raumtyp sind freie Textfelder.
Vier: eine Vorinspektion, eine Einzugsinspektion, eine Zwischeninspektion und eine Endinspektion. Die Endinspektion ist die Standardauswahl. Daneben hält jedes Protokoll getrennt fest, ob der Mieter auszieht oder einzieht. Eine Kontrolle mitten in der Laufzeit, ohne dass jemand ein- oder auszieht, ist also ein eigener Protokolltyp und keine umgebaute Übergabe.
Das wird als Tatsache festgehalten, an zwei Stellen: bei den Parteien und bei der Unterzeichnung. Die Unterschrift des Vermieters steht in einem eigenen Feld und bleibt also im Protokoll stehen. Der Unterschied zu einem leeren Unterschriftsfeld ist, dass Sie später zeigen können, dass die Unterschrift verweigert wurde, statt erklären zu müssen, warum dort nichts steht.
Ja. Ein Foto hängt immer am Protokoll und kann daneben an einem Raum, an einer Feststellung und an einem Abschnitt hängen. Bei jedem Foto wird gespeichert, woher es kommt — Kamera, Galerie oder Upload — und zu welchem Zeitpunkt es aufgenommen wurde. Jedes Foto hat außerdem ein Häkchen, ob es ins PDF-Protokoll mitgeht; das ist standardmäßig an.
Über den Inspektionsauftrag ja. Daran hängen der Mietvertrag, das Gebäude, die Einheit und der Mieter, und nach Abschluss zeigt der Auftrag auf das Protokoll. Von einem Auftrag wird festgehalten, wann er versendet wurde, wann er geöffnet wurde, wann er abgeschlossen wurde und wann er abläuft; der Status, den Sie sehen, ist offen, geöffnet, abgelaufen, abgeschlossen oder zurückgezogen. Das Protokoll selbst speichert nur die Vertragsnummer als Text, mit dem Beginn- und dem Enddatum der Miete daneben.
Ja. Eine Vorlage hält die Standardräume und -bestandteile als strukturierte Daten fest. Es gibt Plattform-Vorlagen, die für jede Organisation verfügbar sind, und Vorlagen, die an einer Organisation hängen; in der Auswahlliste stehen sie beieinander, in einer festen Reihenfolge. Eine Vorlage, die Sie nicht verwenden, setzen Sie auf inaktiv: Die Vorlage verschwindet aus der Liste und bleibt bestehen.
Eine Übergabe steht selten für sich allein — diese Themen schließen direkt daran an.
Übergabeprotokoll Wohnung: was muss darin stehen? → Gewerbeimmobilien: Büro, Ladenlokal und Gewerbefläche → Digital unterschreiben → Der ROZ-Mustermietvertrag → Mietverwaltung: Verträge, Mieter und Akte →Übergabe und Abnahme stecken in RealGrip selbst: dieselbe Umgebung wie die Verträge, die Mieter und die Buchhaltung.