Jede Mietrechnung, Zahlung und Investition wird automatisch auf das richtige Konto gebucht. Sie sehen aktuelle Zahlen — GuV, Bilanz und USt — statt nachträglich zu erfassen.
Lesen Sie MT940/CAMT-Dateien ein, ordnen Sie Zahlungseingänge automatisch Mieten zu (auch eine Zahlung auf mehrere Rechnungen) und buchen Sie Restposten direkt aufs richtige Konto.
USt-Voranmeldung, GuV und Bilanz stehen immer bereit — am Bildschirm und als PDF oder Excel. Ihr Steuerberater erhält ein komplettes Exportpaket inklusive Prüfdatei.
Kontenrahmen und Exporte für die Niederlande, Belgien, Deutschland, Frankreich und Spanien. Eingangsrechnungen und Belege scannen Sie mit KI — Lieferant, Betrag und USt werden erkannt.
✓Immobilienverwaltung mit der Buchhaltung darin: Buchungssätze, Journale, Geschäftsjahre und USt-Codes stecken in RealGrip selbst.
✓Es gibt genau einen Schreibweg ins Hauptbuch. Jede Buchung läuft darüber und wird doppelt gebucht.
✓Eine Buchung, die nicht ausgeglichen ist, wird abgewiesen — von der Anwendung, und noch einmal von der Datenbank.
✓Eine festgeschriebene Buchung steht fest: Die Datenbank blockiert jede Änderung, die nicht über eine kontrollierte Korrektur läuft. Korrigiert wird mit einem Storno, damit die Spur stehen bleibt.
✓Belegnummern laufen je Journal und je Jahr lückenlos durch, in der Form VE-2026-0001.
✓Ihr Steuerberater bekommt eine ZIP-Datei: Summen- und Saldenliste, Journal, die XAF-Auditfile und eine Readme.
Buchhalten ist in RealGrip keine getrennte Handlung, die Sie nebenbei erledigen. Es ist der buchhalterische Niederschlag von Arbeit, die Sie ohnehin gemacht haben, mit einer Kontrolle an jedem Punkt: Eine Buchung muss ausgeglichen sein, die Periode muss offen sein, und eine gescannte Rechnung wartet auf Ihre Freigabe.
Alle Buchungen laufen über dieselbe Funktion im Kern. Die weist einen Buchungssatz ab, der nicht ausgeglichen ist: mindestens zwei Zeilen, je Zeile genau ein Betrag — Soll oder Haben — und die Summe Soll exakt gleich der Summe Haben. Dasselbe Ereignis zweimal anzubieten ergibt keine zweite Buchung; der Kern erkennt es an seinem Ereignismerkmal und tut nichts. Beim Festschreiben prüft ein Trigger in der Datenbank die Ausgeglichenheit noch einmal.
Wird ein Beleg festgeschrieben, holt er seine Nummer aus der Reihe dieses Journals und dieses Jahres. Eine Buchhaltung startet mit fünf Journalen: VE Verkauf, IN Einkauf, BQ Bank, OD Umbuchungen und AN Eröffnung. Die Zeile der Nummernreihe wird in derselben Transaktion gesperrt; läuft diese Transaktion zurück, rollt die Nummer mit zurück. So entstehen keine Lücken. Jede festgeschriebene Buchung bekommt außerdem einen Hash über die eigenen Zeilen und über den Hash der Buchung davor, sodass die Belege eine Kette bilden.
Eine Eingangsrechnung oder Quittung fotografieren Sie, oder Sie ziehen sie als PDF, Word, Excel, Text oder CSV hinein. Bei einem PDF geht die erste Seite an das KI-Modell; das holt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeitsdatum, IBAN, Währung, Beträge und USt heraus, Zeile für Zeile. Das Konto je Zeile wird von der zuletzt gebuchten Rechnung desselben Lieferanten mit einer vergleichbaren Beschreibung übernommen. Heraus kommt ein Entwurf mit dem Scan daran: Gebucht wird erst, nachdem Sie ihn freigegeben haben.
Kontoauszüge lesen Sie als CAMT.053 oder CAMT.052 in XML ein, oder als MT940 oder MT942 im SWIFT-Format — dazu gehören auch die .swi-Dateien der Rabobank. Das Format wird am Inhalt erkannt, nicht am Dateinamen. Ein PDF-Auszug wird abgewiesen. Daneben können Sie ein Bankkonto über PSD2 anbinden; RealGrip holt die gebuchten Umsätze dann selbst ab. Welche Banken Sie wählen können, ergibt sich aus der Liste des Anbindungspartners.
Ein Zahlungseingang wird mit dem Monatsbetrag verglichen, der bei den laufenden Verträgen erwartet wird: die Summe der Vertragskomponenten, oder andernfalls Kaltmiete plus Nebenkosten. Stimmt das auf den Cent, hängt die Transaktion an diesem Vertrag, und an der Monatsrate dieses Monats, wenn es sie gibt. Ausgehende Zahlungen werden nur vorgeschlagen bei einem exakt gleichen Betrag, genau einem Kandidaten und einem zweiten Hinweis: der IBAN des Lieferanten, oder sein Name oder seine Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Als bezahlt buchen bestätigen Sie selbst.
Ist ein USt-Zeitraum gesperrt, weil die Voranmeldung raus ist, weist der Kern jede neue Buchung mit einem USt-Code in diesem Zeitraum ab; eine Buchung ohne USt-Code geht noch. Das Geschäftsjahr lässt sich erst schließen, wenn keine Belege im Entwurf mehr darin stehen. In einer Transaktion gehen dann die GuV-Konten auf den Ergebnisvortrag, die Eröffnungsbilanz ins neue Jahr und das Geschäftsjahr mit allen zwölf Perioden zu.
Bei Gewerbeimmobilien liegt die Schwierigkeit selten im Buchen selbst. Sie liegt in der USt, in der Nebenkostenabrechnung und in der Frage, welches Objekt zu welcher Gesellschaft gehört.
Ladenlokale unten, Wohnungen oben: Dann ist ein Teil der USt auf einer Eingangsrechnung als Vorsteuer abziehbar und ein Teil nicht. RealGrip rechnet einen Vorschlag auf den Quadratmetern des Gebäudes aus. Einheiten mit einem unterschriebenen Vertrag und einer ausgefüllten Fläche zählen mit; umsatzsteuerpflichtig ist jeder Vertrag mit einem USt-Satz über null.
Gibt es keine brauchbaren Quadratmeter, fällt der Vorschlag auf den Pro-rata-Satz der Buchhaltung zurück. Der Vorschlag gibt mit an, welche der beiden Quellen verwendet wurde; den Prozentsatz legen Sie selbst fest. Aufteilen geht nur, solange die Eingangsrechnung noch ein Entwurf ist.
Eine Zeile mit USt zerfällt in zwei Teile. Der eine behält seinen USt-Code und trägt die abziehbare Vorsteuer. Der andere hat keinen USt-Code: Dort ist die nicht abziehbare Vorsteuer zu Kosten geworden. Zeilen ohne USt bleiben stehen. Der Betrag inklusive USt ändert sich nicht — nur die Verteilung.
Die Abrechnung holt die tatsächlichen Kosten des Jahres aus dem Hauptbuch: nur Buchungen auf der Dimension Gebäude, nur auf den Konten, die Sie benennen, und Entwürfe zählen nicht mit. Verteilt wird nach Quadratmetern mal Mietmonaten; fehlt bei einer Einheit die Fläche, fällt das ganze Gebäude auf einen gleichen Anteil mal Mietmonate zurück, und Sie sehen, welcher Verteilungsschlüssel verwendet wurde. Die Rundung ist so gewählt, dass die Summe der Anteile exakt dem Gesamtbetrag entspricht. Neben jedem Anteil steht die Vorauszahlung aus dem Vertrag mal die Zahl der Mietmonate, die Differenz, und ob es für dieses Jahr schon eine Nebenkostenrechnung gibt.
Haben Sie mehrere Gesellschaften, bestimmt das Gebäude, in welcher Buchhaltung eine Mietrechnung landet — nicht die Buchhaltung, die Sie zufällig offen haben. Der Weg läuft vom Vertrag über die Einheit zum Gebäude, und das Gebäude trägt die Gesellschaft. Eine Buchungszeile mit einem Gebäude einer anderen Gesellschaft wird abgewiesen. Eine Rechnung, die schon gestempelt ist, behält ihre Buchhaltung.
Der übliche Aufbau für die Vermietungsbuchhaltung ist ein Verwaltungssystem für die Miete, ein Buchhaltungsprogramm für die Zahlen und eine Tabelle dazwischen, weil die beiden die Begriffe des anderen nicht kennen. In RealGrip steht das Hauptbuch neben dem Vertrag, der Einheit und dem Gebäude, und die Zeilen buchen auf genau diese Dimensionen. Dadurch kommt die Nebenkostenabrechnung aus den Buchungen selbst, gehört eine Mietrechnung zur Gesellschaft des Objekts, und kommt das Paket für Ihren Steuerberater aus derselben Buchhaltung, in der Sie den ganzen Monat gearbeitet haben.
Das Hauptbuch steckt in RealGrip selbst: Journale für Verkauf, Einkauf, Bank, Umbuchungen und Eröffnung, Geschäftsjahre mit zwölf Perioden, ein Kontenrahmen, der an festen Kernkonten hängt, und USt-Codes je Land. Buchungszeilen tragen das Gebäude, die Einheit und den Kontakt mit, sodass die Zahlen an Ihren Objekten hängen bleiben. Für den Jahresabschluss und die Steuererklärung arbeiten Sie mit Ihrem Steuerberater zusammen, und der bekommt das Exportpaket.
CAMT.053 und CAMT.052 als XML sowie MT940 und MT942 im SWIFT-Format, einschließlich der .swi-Dateien der Rabobank. Das Format wird am Inhalt erkannt, der Dateiname spielt also keine Rolle. Ein PDF-Auszug geht nicht; ein CSV-Auszug gehört nicht zu den erkannten Formaten.
Nicht als normale Bearbeitung: Auf Datenbankebene wird jede Änderung an einer festgeschriebenen Buchung blockiert. Korrigiert wird mit einem Storno — es entsteht eine Spiegelbuchung mit vertauschtem Soll und Haben, und die ursprüngliche Buchung bekommt den Status storniert. Daneben gibt es zwei kontrollierte Korrekturen für den Verwalter: eine Zeile auf ein anderes Konto umbuchen, nur in einer offenen Periode, und einen Beleg löschen, nur wenn es der letzte seiner Reihe ist. Beide verschieben die Salden mit, berechnen die Hash-Kette neu und landen im Audit-Log.
Sie fordern den Vorschlag an, solange die Eingangsrechnung noch ein Entwurf ist. Der Prozentsatz ergibt sich aus dem Verhältnis zwischen umsatzsteuerpflichtig und steuerfrei vermieteten Quadratmetern im Gebäude, oder andernfalls aus dem Pro-rata-Satz der Buchhaltung. Der Vorschlag nennt die verwendete Quelle; den Prozentsatz legen Sie selbst fest.
Eine ZIP-Datei mit drei Dateien und einer Readme: eine Summen- und Saldenliste, in der die Salden nach Bilanz und GuV getrennt sind, das Journal mit allen Zeilen, und die Auditfile in XAF 3.2 mit einer Kontrollsumme über Zeilen, Soll und Haben. Belege im Entwurf bleiben draußen.
Es gibt Kontenrahmen und USt-Codesätze für die Niederlande, Belgien, Deutschland, Frankreich und Spanien. Für Frankreich kommt eine FEC-Datei heraus, für Deutschland ein DATEV-Buchungsstapel, für Belgien eine Intervat-XML und für Spanien eine Casilla-Übersicht des Modelo 303. Jede davon ist eine Datei, die Sie Ihrem Berater geben oder selbst einreichen: RealGrip schickt nichts an eine Steuerbehörde.
Die Buchhaltung hängt mit dem Rest des Systems zusammen. Diese Themen schließen direkt daran an.
Bankanbindung und Abgleich → Vermietung von Gewerbeimmobilien → Nebenkosten abrechnen: so machen Sie es richtig → Mietrückstand: Schritt-für-Schritt-Plan für Vermieter → Mietverwaltung: woher die Mietrechnungen kommen →FinPro ist in RealGrip integriert — keine Anbindung an externe Buchhaltungspakete nötig.